Verwaltervertrag prüfen: Vergütung, Laufzeit und Kündigung nach WEG-Reform

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum der Vertrag mit Ihrem Hausverwalter so kompliziert aussieht oder ob die Gebühren wirklich fair sind? Ein Verwaltervertrag ist das rechtliche Fundament für die Zusammenarbeit zwischen einer Eigentümergemeinschaft und ihrem Verwaltungsbüro. Er regelt nicht nur das Geld, sondern auch die Dauer der Bindung und die Bedingungen für eine Trennung. Viele Eigentümer wissen gar nicht, dass sie seit der großen WEG-Reform 2020 gesetzliche Änderungen im Wohnungseigentumsrecht, die die Rechte der Gemeinschaft stärken deutlich mehr Macht haben als früher. Wenn Sie Ihren Vertrag jetzt prüfen, können Sie oft bares Geld sparen oder sich von einem ineffizienten Dienstleister lösen.

Es geht hier nicht um trockene Juristerei, sondern um Ihr Eigentum und Ihre Brieftasche. Ein schlecht geprüfter Vertrag kann dazu führen, dass Sie Jahre lang überzahlt werden oder in einer Situation stecken bleiben, aus der es keinen legalen Ausweg gibt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen genau, worauf Sie bei den drei wichtigsten Punkten - Vergütung, Laufzeit und Kündigung - achten müssen. Wir nutzen dabei klare Beispiele aus der Praxis, damit Sie sofort erkennen, was in Ihrem eigenen Vertrag stehen sollte und was rot markiert werden muss.

Vergütung: Was darf ein Verwalter wirklich verlangen?

Die Kosten für die Hausverwaltung die professionelle Betreuung eines Mehrfamilienhauses durch einen externen Dienstleister sind oft der größte Streitpunkt in jeder Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) eine Rechtsform, bei der mehrere Personen Teile eines Gebäudes im Alleineigentum besitzen. Aber was ist eigentlich erlaubt? Die Vergütung muss transparent sein. Oft verstecken sich zusätzliche Posten hinter scheinbar niedrigen Grundgebühren.

Ein zentraler Aspekt ist die Frage: Was passiert mit dem Gehalt des Verwalters, wenn er abberufen wird? Früher gab es hier viel Unsicherheit. Heute gilt: Wird der Verwalter durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung die höchste Entscheidungsinstanz innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft wirksam abberufen, hat er Anspruch auf eine Vergütung für maximal sechs Monate nach dieser Abberufung. Das ist eine klare Obergrenze. Zuvor konnten Verwalter manchmal versuchen, Schadensersatz für die gesamte restliche Vertragslaufzeit zu fordern. Das geht heute meist nicht mehr.

Aber Achtung: Diese sechsmonatige Übergangsvergütung ist keine feste Summe. Der Verwalter muss sogenannte "ersparte Aufwendungen" abziehen. Stellen Sie sich vor, der Verwalter hatte Reisekostenbudget für Besichtigungen oder Telefonflatrates für die Kommunikation mit Handwerkern. Wenn er nach seiner Abberufung diese Kosten nicht mehr macht, dürfen diese Ersparnisse von seinen sechs Monatsgehältern abgezogen werden. Das regeln die Paragraphen 615 Satz 2 und 326 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Prüfen Sie also im Vertrag, ob diese Anrechnung klar geregelt ist. Ist sie das nicht, sollten Sie darauf bestehen, dass sie ergänzt wird, bevor Sie neue Vereinbarungen treffen.

Laufzeit: Nie wieder festgefahren für Jahre

Einer der größten Fehler, den viele Gemeinschaften machen, ist der Abschluss von Verträgen mit sehr langen Laufzeiten ohne flexible Ausstiegsklauseln. Seit der WEG-Reform von Dezember 2020 hat sich hier das Spiel verändert. Der Gesetzgeber wollte verhindern, dass Eigentümergemeinschaften an schlechte Verwalter gebunden sind.

Seitdem endet ein Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung des Verwalters, sofern nichts Kürzeres vereinbart wurde. Das ist eine zwingende Vorschrift nach § 26 Absatz 3 Satz 2 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Das bedeutet konkret: Selbst wenn im alten Vertrag stand, dass die Zusammenarbeit fünf Jahre dauern soll, bricht dieses Gesetz diese Klausel ab. Nach der Abberufung läuft der Vertrag automatisch noch höchstens sechs Monate weiter. Danach ist Schluss. Eine explizite Kündigungserklärung ist dafür oft nicht einmal nötig; das Gesetz beendet das Verhältnis kraft Gesetzes.

Doch es gibt noch einen zweiten wichtigen Punkt zur Laufzeit. Viele alte Verträge enthalten automatische Verlängerungsklauseln. Diese sind problematisch geworden. Die Neufassung des § 309 Nummer 9 BGB lässt solche Klauseln im Verwaltervertrag oft obsolet erscheinen. Experten vertreten zunehmend die Meinung, dass Verwalterverträge allgemein nur noch für eine maximale Laufzeit von zwei Jahren abgeschlossen werden sollten. Verstößt ein Vertrag gegen diese Grenze oder enthält ungültige Verlängerungen, wird der Vertrag jederzeit kündbar. Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt dann in der Regel zwei Wochen. Prüfen Sie Ihren aktuellen Vertrag: Gibt es dort eine automatische Verlängerung um drei oder fünf Jahre? Dann sollten Sie diesen Punkt dringend mit einem Fachanwalt besprechen, da er möglicherweise unwirksam ist und Sie früher kündigen könnten, als Sie glauben.

Kündigung: Ordentlich vs. Fristlos

Nicht jede Beendigung der Zusammenarbeit ist gleich. Es ist entscheidend zu verstehen, wann Sie welche Art der Kündigung nutzen können. Hier unterscheiden wir zwischen der ordentlichen Abberufung und der fristlosen Kündigung.

Ordentliche Abberufung: Seit 2020 können die Eigentümer ihren Verwalter jederzeit durch einfachen Mehrheitsbeschluss abberufen. Sie brauchen dafür keinen besonderen Grund. Findet der Verwalter nicht gut? Ist die Kommunikation schlecht? Dann stimmt die Versammlung einfach ab. Wie oben erwähnt, führt dies zum Ende des Vertrags nach maximal sechs Monaten.

Fristlose Kündigung (Außerordentliche Kündigung): Hier sieht es anders aus. Eine fristlose Kündigung erfordert einen sogenannten "wichtigen Grund". Das ist der Fall, wenn das Vertrauensverhältnis so nachhaltig zerstört ist, dass eine weitere Zusammenarbeit bis zum nächsten regulären Termin unmöglich ist. Was zählt dazu?

• Veruntreuung von Geldern: Wenn der Verwalter Gemeinschaftsgelder für private Zwecke verwendet, ist das der schwerwiegendste Grund. Eine sofortige Kündigung ist hier nicht nur erlaubt, sondern notwendig.
• Schwere Pflichtverletzungen: Unterlässt der Verwalter die Erstellung der Jahresabrechnung oder des Wirtschaftsplans über längere Zeit?
• Weisungsmissachtung: Ignoriert er bindende Beschlüsse der Eigentümerversammlung systematisch?

Wenn Sie eine fristlose Kündigung aussprechen, weil Sie einen wichtigen Grund sehen, aber das Gericht später entscheidet, dass kein wichtiger Grund vorlag, dann war die Kündigung unwirksam. Das hat gravierende finanzielle Folgen. Der Verwalter behält seinen Anspruch auf die volle Vergütung bis zum Ende der ursprünglichen Vertragslaufzeit. Haben Sie also einen Vertrag mit zwei Jahren Laufzeit und kündigen fristlos nach einem Jahr ohne triftigen Grund, müssen Sie das zweite Jahr trotzdem bezahlen. Deshalb: Lassen Sie schwere Fälle immer von einem Anwalt prüfen, bevor Sie den Brief abschicken.

Praktische Checkliste: So prüfen Sie Ihren Vertrag

Um sicherzugehen, dass Sie auf der sicheren Seite sind, sollten Sie folgende Punkte in Ihrem bestehenden Verwaltervertrag überprüfen:

1. Vergütungsstruktur: Sind Pauschalgebühren oder Stundensätze klar definiert? Gibt es Transparenz bei Nebenkosten wie Porto oder Telefon?
2. Abrechnungsmodalitäten: Steht drin, dass ersparte Aufwendungen bei einer Abberufung angerechnet werden (§ 615 BGB)?
3. Laufzeitklauseln: Gibt es automatische Verlängerungen? Wenn ja, prüfen Sie deren Gültigkeit gemäß § 309 Nr. 9 BGB.
4. Kündigungsfristen: Sind die Fristen für eine ordentliche Kündigung klar geregelt? Achten Sie auf die Zwei-Wochen-Frist bei unwirksamen Langzeitverträgen.
5. Befugnisse: Sind die Handlungsspielräume des Verwalters (z.B. Instandhaltungsaufträge bis zu einem bestimmten Betrag) angemessen begrenzt?

Häufige Fragen rund um den Verwaltervertrag